Als ZZP'er ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden. Maar wat moet je precies bewaren en bijhouden? Deze checklist zorgt dat je niets vergeet en altijd klaar bent voor controle door de Belastingdienst.
Dagelijkse administratie
De basis van je administratie bestaat uit: alle inkomende en uitgaande facturen (voor jezelf en voor je klanten), bonnetjes en kassabonnen van zakelijke uitgaven, bankafschriften (worden automatisch gesynchroniseerd via je boekhoudpakket met PSD2), en offertes en contracten ter ondersteuning.
Met een boekhoudpakket met bankkoppeling en OCR-scanning is dit grotendeels geautomatiseerd. Je hoeft alleen nog transacties te categoriseren en bonnetjes te scannen zodra je ze ontvangt. Dit voorkomt dat je dingen vergeet.
De dagelijkse routine zou moeten zijn: 1) Elke dag: factor als je deze verstuurt; 2) Een paar keer per week: bonnetjes scannen; 3) Maandelijks: controleer of alles klopt. Niet meer dan dat is nodig.
Zorg dat je alle facturen nummert en opeenvolgend houdt. Gaten in factuurnummering roepen vragen op bij de Belastingdienst. Ook al verzend je van mei naar oktober niets — de nummers moeten opeenvolgend zijn.
Periodieke administratie
Per kwartaal doe je BTW-aangifte (tenzij je onder de KOR valt of maandaangifte bent verplicht). De deadlines zijn: Q1 (jan-mrt) → 30 april; Q2 (apr-jun) → 31 juli; Q3 (jul-sep) → 31 oktober; Q4 (okt-dec) → 31 januari. Dit zijn harde deadlines — zet ze in je agenda.
Jaarlijks moet je inkomstenbelastingaangifte doen (meestal tussen mei en juni). Dit is belangrijk — dit bepaalt je belastingbetaling. Heb je personeel? Dan komen daar maandelijkse loonaangiftes bij (volledig ander verhaal, veel ingewikkelder).
Daarnaast is het slim om per kwartaal je debiteuren (openstaande facturen) te controleren. Wie heeft nog niet betaald? Stuur herinneringen. Ook: controleer je kosten op mogelijke besparingen. En kijk op je winst-en-verliesrekening om te zien hoe je bedrijf ervoor staat financieel.
Deze periodieke controles nemen elk 30-60 minuten in beslag per kwartaal. Het scheelt je later veel tijd en problemen als je dit netjes bijhoudt.
Extra registraties
Afhankelijk van je situatie moet je mogelijk ook bijhouden: een rittenregistratie als je zakelijk rijdt (voor autokosten of kilometervergoeding), een urenregistratie als je op uurbasis werkt, een voorraadadministratie als je producten verkoopt, en een personeelsadministratie als je werknemers hebt.
Rittenregistratie is belangrijk als je je auto wilt aftrekken als bedrijfskosten. Je houdt bij: wanneer, vanaf waar, naar waar, hoeveel kilometer, doel van de rit. Je mag dit digitaal doen in je boekhoudpakket of in een apart app. Een simpel notitieboekje of Excel is ook legaal, maar digitaal is handiger.
Urenregistratie per project is cruciaal als je op uurbasis werkt. Dit helpt je ook om te zien waar je tijd naar toe gaat. Veel boekhoudpakketten hebben dit ingebouwd. Als je het echt nodig hebt, kun je ook Toggl of Clockify gebruiken.
Voorraadbeheer (voor winkeliers, webshops) is ingewikkelder. Je moet je voorraad waarderen en vast stellen wat je hebt. Dit kan in je boekhoudpakket, maar ook in Shopify of een ander voorradsysteem. Koppel dit met je boekhouding.
Archivering en bewaarplichten
Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor: facturen (in- en uitgaand), bonnetjes, contracten, bankafschriften, betalingsbewijzen, correspondentie met klanten/leveranciers en alle andere bedrijfsdocumenten. Bij onroerend goed is de bewaartermijn 10 jaar.
Digitale kopieën zijn sinds 2014 volledig voldoende. Je hoeft papieren originals niet meer te bewaren. Scan alles goed in (OCR werkt het best) en gooi het papier weg. Dit scheelt veel ruimte.
Zorg wel voor goede beveiliging. Bewaar je gegevens in de cloud (je boekhoudpakket doet dit automatisch) of op een externe drive. Eén harde schijf in je huis is niet voldoende — wat als het huis brandt?
Bij een boekenonderzoek (controle door de Belastingdienst) moet je alles kunnen tonen. Met goed bijgehouden digitale administratie is dit geen probleem — je klikt een paar keer en alles staat er.
Op zoek naar het juiste boekhoudpakket?
Vergelijk alle pakketten, bekijk gratis proefperiodes of gebruik onze keuzehulp voor persoonlijk advies in 2 minuten.