Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen. Ontbreken er gegevens, dan kan de Belastingdienst de BTW-aftrek weigeren bij je klant en kun je zelf een boete krijgen. Hieronder vind je alle verplichte gegevens en praktische tips voor correct factureren.
Verplichte gegevens op een factuur
Elke factuur moet de volgende verplichte gegevens bevatten: je bedrijfsnaam en adres, je KVK-nummer (voor herkenning), je BTW-identificatienummer (btw-id), de naam en het adres van je klant, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van het geleverde product of de dienst, het aantal of de omvang van het product/dienst, de prijs per eenheid exclusief BTW, het van toepassing zijnde BTW-tarief en het BTW-bedrag apart vermeld, en het totaalbedrag inclusief BTW.
Dit zijn de minimale vereisten volgens de BTW-richtlijn. Als één van deze gegevens ontbreekt of onjuist is, accepteert de Belastingdienst je factuur niet. Dit leidt niet direct tot een boete, maar je klant kan de BTW niet aftrekken — dus je klant kan boos worden.
Bij de verleggingsregeling (BTW verlegd naar de afnemer) moet je dit duidelijk vermelden op de factuur. Ook bij de kleineondernemersregeling (KOR) moet je aangeven dat je vrijgesteld bent van BTW. Dit zijn speciale situaties, maar belangrijk als ze op je van toepassing zijn.
Een goede praktijk is om al je factuurnummers opeenvolgend nummeren. Dus: 001, 002, 003, etc. Of: 2026-001, 2026-002 (met jaar). Dit voorkomt verwarring en helpt je overzicht te behouden. Jump in factuurnummers (bijvoorbeeld van 005 naar 010) roept vragen op bij de Belastingdienst.
Veelgemaakte fouten op facturen
De meest voorkomende fout is een ontbrekend of onjuist BTW-nummer. Je BTW-nummer is verplicht op elke factuur. Dit nummer krijg je van de Belastingdienst als je je aanmeldt. Het formaat is NL12345678B01 (voor eenmanszaken). Controleer dit dubbel — één foutieve letter en je factuur wordt niet geaccepteerd.
Een volgende veel gemaakte fout: geen opeenvolgende factuurnummers. Veel starters gebruiken willekeurige nummers, wat rood licht doet branden bij controles. De Belastingdienst gaat ervan uit dat je alle facturen registreert — gaten in de nummering suggereren dat je gegevens verbergt.
Ook veel voorkomend: een te vage omschrijving van de geleverde dienst. "Diensten" of "Consultancy" is te vaag. Je moet duidelijk maken wat je hebt gedaan. Bijvoorbeeld: "Advies digitale marketing — 5 uur à €100/uur" is veel beter dan alleen "Advies".
Tot slot: het vergeten van het BTW-bedrag apart te vermelden. Je mag niet alleen het totaal inclusief BTW weergeven — je moet het bedrag ZONDER BTW en het BTW-BEDRAG apart tonen. Veel te snel vergeten, maar cruciaal. Een boekhoudpakket doet dit automatisch.
Vereenvoudigde factuur
Voor bedragen onder de €100 inclusief BTW mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Hierop hoef je veel minder gegevens te vermelden: alleen je naam en adres, de datum, een korte omschrijving, het totaalbedrag inclusief BTW en het BTW-tarief volstaan.
Dit is handig voor kleine kassabon-achtige situaties. Bijvoorbeeld: je verkoopt kleine spulletjes via je webshop en elke bestelling is onder de €100. Dan kun je vereenvoudigde facturen sturen.
Voor de meeste ZZP'ers is het slimmer om altijd een volledige factuur te sturen via je boekhoudpakket. Dit is professioneler en voorkomt verwarring. Vereenvoudigde facturen zijn eigenlijk vooral interessant voor horeca en retail met veel kleine transacties.
Let op: ook vereenvoudigde facturen moeten duidelijk en correct zijn. Ze worden net zo streng gecontroleerd als volledige facturen. De "vereenvoudiging" zit alleen in de hoeveelheid informatie, niet in de nauwkeurigheid.
Digitale en elektronische facturering
Je mag facturen zowel in papier als digitaal versturen. Digitale facturen zijn eigenlijk te prefereren — minder risico op verlies, makkelijker op te slaan en automatisch in te voeren in je boekhouding.
Voor grote bedrijven (omzet >€10 miljoen) is B2B-elektronische facturering verplicht. Dit gaat via e-invoicing standaarden zoals e-INVOICE of UBL. Voor ZZP'ers is dit niet verplicht, maar veel grote klanten vragen erom. Je boekhoudpakket kan dit meestal regelen.
Zorg dat je digitale facturen duidelijk zijn. PDF is het standaard formaat. Stuur ze via je boekhoudpakket of e-mail, niet via gratis file-sharing services — dit ziet er unprofessioneel uit.
Ook belangrijk: bewaar alle verzonden facturen. Je bent verplicht dit 7 jaar te doen. Een boekhoudpakket bewaart dit automatisch.
Op zoek naar het juiste boekhoudpakket?
Vergelijk alle pakketten, bekijk gratis proefperiodes of gebruik onze keuzehulp voor persoonlijk advies in 2 minuten.