Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen. Ontbreken er gegevens, dan kan de Belastingdienst de BTW-aftrek weigeren bij je klant en kun je zelf een boete krijgen. Hieronder vind je alle verplichte gegevens.
Verplichte gegevens op een factuur
Elke factuur moet de volgende gegevens bevatten: je bedrijfsnaam en adres, het KVK-nummer, je BTW-identificatienummer (btw-id), de naam en het adres van je klant, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van het geleverde product of de dienst, het aantal of de omvang, de prijs per eenheid exclusief BTW, het toegepaste BTW-tarief en het BTW-bedrag, en het totaalbedrag inclusief BTW.
Bij de verleggingsregeling (BTW verlegd naar de afnemer) moet je dit vermelden op de factuur. Ook bij de kleineondernemersregeling (KOR) moet je aangeven dat je vrijgesteld bent van BTW.
Veelgemaakte fouten op facturen
De meest voorkomende fouten zijn: een ontbrekend of onjuist BTW-nummer, geen opeenvolgende factuurnummers, een te vage omschrijving van de geleverde dienst, en het vergeten van het BTW-bedrag apart te vermelden.
Een boekhoudpakket voorkomt de meeste van deze fouten automatisch. Het vult je bedrijfsgegevens in, genereert opeenvolgende factuurnummers en berekent de BTW. Je hoeft alleen de klant, omschrijving en bedrag in te vullen.
Vereenvoudigde factuur
Voor bedragen onder de €100 inclusief BTW mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Hierop hoef je minder gegevens te vermelden: je naam en adres, de datum, de omschrijving, het totaalbedrag inclusief BTW en het BTW-tarief volstaan.
Dit is handig voor kleine kassabon-achtige situaties, maar voor de meeste ZZP'ers is het slimmer om altijd een volledige factuur te sturen via je boekhoudpakket.
Op zoek naar het juiste boekhoudpakket?
Vergelijk alle pakketten of gebruik onze gratis keuzehulp.