Als je een webshop runt, heb je andere behoeften dan een ZZP'er in dienstverlening. Orders moeten automatisch in je administratie terechtkomen, voorraad moet bijgehouden worden, verzendgegevens moeten synchroniseren. We leggen uit waar je op moet letten.
Waarom een "gewoon" boekhoudpakket niet volstaat
Een standaard boekhoudpakket kan technisch gezien werken voor een webshop. Je hoeft alleen handmatig je orders in te voeren als facturen. Maar dit is enorm veel werk, foutgevoelig en tijdverspilling.
Met 10 orders per dag moet je al 300 facturen per maand handmatig invoeren. Dit kost minstens 3-4 uur per week. Met een geintegeerd systeem gebeurt dit automatisch.
Voorraadbeheer is nog ingewikkelder. Als je 100 producten verkoopt en 50 daarvan per maand, hoe weet je wat je nog in voorraad hebt? Een standaard boekhoudpakket kan dit niet.
BTW-tareven verschillen ook per land. Als je in meerdere landen verkoopt, moet je automatisch de juiste BTW berekenen. Dit kan handmatig niet.
Essentiële integratief voor webshops
Shopify-integratie: als je op Shopify runt, wil je dat je bestellingen automatisch in je administratie terechtkomen. De integratie lekt orders als klant, product, bedrag en verzendadres door naar je boekhoudpakket. Je hoeft dit niet handmatig in te voeren.
WooCommerce-integratie: hetzelfde voor WordPress-shops. Orders moeten automatisch gesynchroniseerd worden.
Voorraadbeheer: je pakket moet kunnen bijhouden hoeveel van elk product je in voorraad hebt. Dit moet real-time, zodat je niet overbookt.
Multi-currency: als je internationaal verkoopt, moet je pakket automatisch valuta conversie doen en de juiste BTW toepassen per land.
Verzendintegratie: als je via PostNL, DPD of Sendcloud verzend, wil je dat het pakket de verzendgegevens synchroniseert. Dan weet je hoeveel je hebt betaald aan verzending.
Retourneringen: als klanten iets retourneren, moet dit automatisch in je administratie opgenomen worden. Creditfacturen moeten automatisch gegenereerd worden.
Boekhoudpakketten met webshop-mogelijkheden
Exact Online: groot pakket met alle mogelijkheden. Integreert met Shopify, WooCommerce en andere platforms. Voorraadbeheer ingebouwd. Helaas prijzig (€100-300+ per maand). Geschikt voor grotere webshops.
Moneybird: populair, integreert met Shopify en WooCommerce. Basaal voorraadbeheer. Goede prijs-kwaliteit verhouding. Geschikt voor kleine tot middelgrote webshops.
Snelstart: Nederlandse pakket, goed voorraadbeheer, integreert met Shopify. Prijs redelijk (€50-100/maand). Goed voor beginnende webshops.
Twinfield (Wolters Kluwer): groot pakket, zeer robuust. Integreert met alles. Maar complex en duur. Voor professionele operaties.
Lightspeed: eigenlijk een POS- en voorraadbeheer systeem met boekhoudintegratie. Heel goed voor fysieke winkels met online component. Prijzig.
Shopify Plus partner tools: als je op Shopify runt, zijn er gespecialiseerde apps (Glew, Bold, TripleWhale). Deze kunnen orders automatisch exporteren naar je boekhoudpakket. Dit gecombineerd met Moneybird werkt prima.
Praktische checklist voor webshop-software
Controleer het volgende: 1) Integreert het pakket met je webshop-platform (Shopify, WooCommerce, enz)? 2) Worden orders automatisch geïmporteerd? 3) Worden voorraadhoeveelheden bijgehouden? 4) Kunnen retours automatisch verwerkt worden? 5) Zijn multi-currency en auto-valutaconversie ingebouwd? 6) Werkt het met je verzendpartner?
Test alles in een proefperiode: 1) Importeer enkele test-orders. 2) Controleer of alle velden kloppen. 3) Maak een factuur en check of die correct is. 4) Controleer voorraadbeheer: voeg product toe, verlaag voorraad, zeg het pakket moet je waarschuwen als je onder het minimum gaat.
Ook belangrijk: 1) Hoe ziet je rapportage eruit? Kun je zien welke producten het meest winst geven? 2) Kun je je gegevens eenvoudig exporteren? 3) Is er Nederlands support? 4) Hoe gaat het met meerdere gebruikers werken (jij, eventueel een accountant)?
Voor webshops in groei is het belangrijk dat je pakket meegroeit. Start slim, niet voor-optimaliseerd. Maar zorg wel dat je later kan upgraden zonder je hele systeem te moeten wijzigen.
Op zoek naar het juiste boekhoudpakket?
Vergelijk alle pakketten of gebruik onze gratis keuzehulp.